Типография: 20 000 клиентов и горы документов — теперь порядок в Битрикс 24
На поиск нужного уходили часы. После внедрения:
- внедрение без простоя, обучение без отрыва от работы;
- повторные заказы +36%;
- обработка заявок: было 8 часов, стало 3;
- счета за телефонию в 3 раза ниже;
- и больше ни одного «пришли деньги?» бухгалтеру — платежи видно прямо в сделках.
О клиентеНа поиск нужного уходили часы. После внедрения:
- внедрение без простоя, обучение без отрыва от работы;
- повторные заказы +36%;
- обработка заявок: было 8 часов, стало 3;
- счета за телефонию в 3 раза ниже;
- и больше ни одного «пришли деньги?» бухгалтеру — платежи видно прямо в сделках.
К нам обратился руководитель типографии. Огромное количество документов, база постоянных клиентов под 20 000. Управлять этим хозяйством стало очень сложно — на поиск нужного стали уходить уже не минуты, а часы.
Задачи клиента
- электронный документооборот;
- централизованное хранение информации с привязкой к клиентам (макеты, шаблоны и т.д.);
- оперативный доступ руководителя к текущим заказам с пониманием, какой заказ на какой стадии;
- контроль доступа сотрудников к клиентской базе;
- обработка входящих звонков — чтобы клиент автоматически переключался на менеджера, который с ним работал;
- мобильное приложение для менеджеров, работающих на выезде;
- интеграция с 1С.
Что нашлось в ходе совместной конференции
Мы предложили провести совместную конференцию наших специалистов и специалистов клиента — чтобы обсудить, какие ещё проблемы мы можем помочь решить.
Отдел продаж рассказал о проблемах:
- база клиентов в Excel;
- менеджеры часто не вносят контакты потенциальных клиентов;
- сделанные расчёты менеджеры отправляли из своих почтовых ящиков или мессенджеров;
- ушёл менеджер — вместе с ним ушли контакты клиентов из его почты и мессенджеров;
- после отправки расчёта с клиентом забывают связаться;
- статистика по причинам отказов не собирается;
- качество общения менеджеров с клиентами не контролируется.
Мы предложили закрыть все задачи через Битрикс 24.
Что сделали
1. Провели презентацию Битрикс 24 сразу для всех руководителей. С нашей стороны выступали специалисты, которые каждый день уже несколько лет работают с Битрикс 24 (да, мы сами используем Битрикс 24 и очень этому рады). РОП клиента мог задать вопросы нашему РОПу, маркетолог — нашему маркетологу: специалисты разговаривали на своём языке и, главное, понимали друг друга.
2. Предоставили 2 недели бесплатного доступа на максимальном тарифе с готовыми базовыми настройками для типографии — канбаны, карточки клиентов. Это уже 9-е наше внедрение для типографий, поэтому готовых наработок много. (скриншоты: «Воронки и туннели», «Карточка сделки»)
3. Сопровождали сотрудников в чате в течение бесплатного доступа: наши администраторы отвечали на вопросы и на практике показывали, как выполнить то или иное действие.
4. Выполнили базовое внедрение Битрикс 24 (2 рабочих дня). Особых специфических потребностей у клиента не было — базовый функционал закрыл всё, доработок не понадобилось.
5. Решили вопрос с 1С (5 рабочих дней). Единственная сложность: базовый модуль интеграции с 1С рассчитан на «чистую» 1С, а у клиента она была сильно «допилена» под нужды типографии. Коллаборация между партнёрами клиента по 1С и нами решила проблему (клиенту пришлось немного доплатить). Наградой стали слёзы радости бухгалтера: менеджеры больше не будут доставать её вопросами «Пришли деньги? Не пришли?» — платежи теперь видны прямо в сделках.
6. Провели обучение персонала (14 рабочих дней). Типография небольшая, до 50 человек, поэтому внедрение делали без отрыва сотрудников от работы: руководитель выделил 2 рабочих часа в конце дня по графику, мы подключили программу обучения, а наши администраторы в это время сопровождали сотрудников в чатах. Результаты тестов были доступны руководителю.
7. Подключили нашу бесплатную техническую поддержку Битрикс 24.
8. Внедрили шаблоны договоров, счетов и актов, применяемых в компании.
9. Автоматизировали напоминания клиентам при превышении срока «молчания».
10. Подключили SIP-телефонию. Клиент использовал Мегафон — посчитали: с прослушиванием звонков и переадресацией вышло в 3 раза дороже, чем у нового оператора. Номера клиент менять наотрез отказался, пришлось мудрить с переадресацией. Справились.
11. Настроили корпоративную почту для обработки заявок и рассылки спецпредложений.
12. Настроили чаты с видеоконференциями для взаимодействия персонала и руководства.
13. Настроили приложения на смартфонах сотрудников.
Что получили
- внедрение Битрикс 24 без простоя;
- рост повторных заказов на 36%;
- сокращение времени обработки входящих заявок с 8 часов до 3;
- снижение счетов за телефонию в 3 раза.
Что в планах
- автоматический расчёт заказов и оформление их в производство;
- интеграция с 1С: Управление нашей фирмой для финансового учёта — с дашбордом для руководителя с основной финансовой информацией.
Хватит действовать наугад. Начните трансформацию с четкого плана.
Получить ДТ карту
