Наш клиент обратился не к нам. Он обратился в Битрикс 24, попросил порекомендовать ему интегратора. Главные требования – чтобы интегратор имел опыт внедрения Битрикс 24 и был золотым партнером Битрикс.
Битрикс порекомендовал клиенту нас. На тот момент у нас одновременно было 6 внедрений, то есть особо ресурсов на нового клиента не было. Но кто в здравом уме откажет, когда тебя рекомендует старший партнер?
Созвонились с клиентом, сказали: «Жалуйтесь».
Проблема типичная для типографий – информация. Точнее, обмен рабочей информацией. Для тех, кто далек от типографского бизнеса, поясним.
Полиграфия на самом деле в плане бизнес-процессов – очень непростое производство. Даже один вид готовой продукции имеет несколько различных процессов.
Даже никому не нужные визитки – это сотни разных бумаг: дешёвых, дорогих, очень дорогих; двусторонняя, одностороннняя печать; различные виды печати: простой СМИК, золото/серебро, белый, лак; разный вид рубки/резки; дополнительные услуги – ламинация. Перечисленное касается одного только вида изделия.
И вся эта информация имеет очень сложную систему движения от одного сотрудника к другому. От заказчика к менеджеру, от менеджера к дизайнеру, потом обратно к менеджеру, обратно к заказчику (и так может быть десятки раз), потом к печатнику, дальше запросто может вернуться по цепочке дизайнер – менеджер – заказчик опять к печатнику, потом к постпечатнику.
При этом на каждом этапе что-то забывается, что-то теряется, что-то не отмечается. Результат – ошибки, косяки, иногда брак.
Организацию работы в Телеграме клиент уже прошел – разные заказы в одном чате, не найдешь конца и края.
Хранение информации в облаке тоже не решило проблему: медленный интернет никак не ускорил бизнес-процессы.
Выслушали клиента, пожалели и честно сказали, что сейчас у нас нет на него ресурсов. Но своих мы не бросаем, предложили подождать недельку, а потом мы все сделаем как надо. В подарок за ожидание мы предложили клиенту провести бесплатно интервьюирование сотрудников для описания действующих бизнес-процессов, чтобы потом мы могли предложить клиенту их оптимизацию. На том и порешили.
Что сделано?
1. Было проведено интервьюирование ключевых специалистов и руководителей для описания действующих бизнес-процессов.
2. Были описаны все текущие бизнес-процессы клиента.
3. Составлено техническое задание на оптимизированные новые цифровые бизнес-процессы.
4. Составлено техническое задание и план-график выполнения работ.
5. Компания клиента по меркам типографского бизнеса достаточно крупная, более 160 сотрудников. Поэтому внедрение Битрикс 24 решили делать поэтапно, по отделам и направлениям.
6. Внедрили CRM, с отдельными канбанами на корпоративных клиентов и физлиц. Карточки сделок переделали под потребности полиграфии (поля Тираж, Штанц-форма, Цена за 1 прогон и т.д. – всего более 40 полей).
7. Внедрили складской учет на базе Битрикс 24. Особенность – гигантский размер номенклатуры. На этом этапе выяснилось, что облачная версия такой объем не тянет. Пришлось переезжать на коробку.
8. Интегрировали склад Битрикс 24 с 1С заказчика.
9. Автоматизировали процесс запуска Заявки в производство.
10. Стандартизировали общение с клиентами на уровне скриптов и регламентов. Встроили скрипты в карточки звонков и сообщений в мессенджерах.
11. Внедрили сквозную аналитику на базе Битрикс 24 для отдела маркетинга.
12. Внедрили аналитику для руководителя отдела продаж через интеграцию с Power BI.
13. Внедрили блок Управление проектами Битрикс 24.
14. Обучили творческую часть команды заказчика работе по СКРАМ.
15. Внедрили контроль часовых поясов клиента для менеджеров. Клиенты из Хабаровска сильно благодарили.
16. Интегрировали 1С: Предприятие 8. Полиграфия и Битрикс 24.
17. Внедрили в Битрикс 24 шаблоны КП, применяемых в компании. Автоматизировали их расчет и отправку.
18. Автоматизировали расчет зарплаты менеджеров (% от суммы заказа).
19. Настроили роботов, которые будут автоматически уведомлять менеджеров о дальнейших действиях и ставить им задачи.
20. Автоматизировали взаимодействия с подрядчиками при помощи настроенных туннелей.
21. Настроили рабочую онлайн-ленту для постановки задач, контроля сроков, совместной работы штатников и фрилансеров.
22. Создано единое информационное пространство как для внутренних, так и для внешних сотрудников (дизайнеры на удаленке, корректоры, курьеры).
23. Внедрили электронный бланк заказа с калькулятором расчета суммы заказа.
Что получили?
1. Более 6 месяцев внедрения без помех текущему производству.
2. Бюджет почти 1 млн. рублей.
3. 26 наших специалистов работали на проекте + субподрядчики.
4. Время обработки заказа сократилось до 3 часов.
5. Менеджмент с точностью до минуты в курсе всего, что происходит в организации.
6. Сокращение штата менеджеров в 2 раза.
Что в планах?
Инициатива руководителя, а скорее всего счета за интеграцию, привлекли внимание к нашей работе собственников бизнеса.
Увидев результаты работы, прежде всего в отчетах о продажах, управленческих отчетах, прозрачности, собственники приняли решении об оптимизации и, прежде всего, цифровизации всего бизнеса, от найма до курьера в офисе заказчика.
Мы провели огромную работу по составлению проекта по такой цифровизации, собственники гарантируют выделение бюджета на эту работу в следующем календарном году.
Когда у нас все получится, мы уверены что наш клиент станет самым современным и эффективным предприятием в отрасли.
А начиналось все с «Чатики в Телеграме достали!».
