К нам обратился руководитель типографии. Огромное количество документов, база постоянных клиентов под 20 000. Управлять всем этим хозяйством с некоторых пор стало очень сложно. На поиск чего-то стали уходить уже не минуты, а часы.
Руководитель поставил нам следующие задачи:
· электронный документооборот;
· централизованное хранение информации с привязкой к клиентам (макеты, шаблоны и т.д.) ;
· оперативный доступ руководителя к текущим заказам с пониманием, какой заказ на какой стадии;
· контроль доступа сотрудников к клиентской базе;
· обработку входящих звонков – чтобы клиент автоматически переключался на менеджера, который с ним работал;
· мобильное приложение для менеджеров, работающих на выезде;
· интеграция с 1С.
Мы предложили руководителю провести совместную конференцию наших специалистов и его, с целью обсудить, какие еще проблемы специалистов мы можем помочь решить.
Отдел продаж рассказал о следующих проблемах:
· база клиентов в Excel;
· менеджеры часто не вносят в базу контакты потенциальных клиентов;
· сделанные расчёты менеджеры отправляли из своих почтовых ящиков или в своих мессенджерах;
· ушел менеджер – вместе с ним ушли контакты клиентов из его почты и мессенджеров;
· после отправки расчета с клиентом забывают связаться;
· статистика по причинам отказов не собирается;
· качество общения менеджеров с клиентами не контролируется.
Мы предложили клиенту реализовать стоящие задачи через Битрикс 24.
Что сделали?
1. Провели презентацию Битрикс 24 сразу для всех руководителей. На презентации с нашей стороны были специалисты, которые каждый день уже несколько лет работают с Битрикс 24. (Да, мы сами используем Битрикс 24, и очень этому рады). На презентации РОП клиента мог задать вопросы нашему РОПу, маркетолог – нашему маркетологу, при этом все эти специалисты разговаривали на своем языке и, самое главное, понимали друг друга.
2. Предоставили клиенту на 2 недели бесплатный доступ к Битрикс 24 на максимальном тарифе, установив для него готовые базовые настройки для типографии. Канбаны, карточки клиентов. Это уже 9-е наше внедрение для типографий, поэтому готовых наработок много.
В течение бесплатного 2-недельного доступа сотрудников клиента к Битрикс наши администраторы в чате сопровождали их, отвечая на вопросы, показывая практически, как выполнить то или иное действие.
1. Выполнили базовое внедрение Битрикс 24. У клиента не было каких либо специфических потребностей, которые не закрывал бы базовый функционал Битрикс 24. Поэтому никаких доработок не понадобилось. (2 рабочих дня).
2. Единственная проблема, которая возникла при базовом внедрении – интеграция с 1С. Базовый модуль интеграции Битрикс 24 с 1С настроен на работу с «чистой» 1С. А у клиента она была сильно «допилена» под нужды типографии. (5 рабочих дней).
Коллаборация между партнерами клиента по 1С и нами смогла решить и эту проблему. Ну, естественно, клиенту тут пришлось еще немного доплатить.
Наградой нам стали слезы радости бухгалтера клиента, что менеджеры больше не будут доставать ее: «Пришли деньги? Не пришли деньги?» – платежи они теперь видят прямо в своих сделках.
3. Провели обучение персонала. Типография клиента небольшая, до 50 человек, поэтому внедрение решили делать в рабочем (для клиента) режиме без отрыва сотрудников от работы. Руководитель выделил сотрудникам 2 рабочих часа в конце дня согласно графику на обучение. Мы подключили программу обучения Битрикс 24 сотрудникам согласно графику директора. Наши администраторы в это время в чатах сопровождали сотрудников, помогая им разобраться. Результаты тестов были доступны руководителю. (14 рабочих дней)
4. Подключили клиенту нашу бесплатную техническую поддержку Битрикс 24. Мы же компания «Помочь?». Поэтому всегда рядом.
5. Внедрили в Битрикс 24 шаблоны договоров, счетов и актов, применяемых в компании.
6. Автоматизировали регламент по напоминанию клиентам при превышении срока "молчания".
7. Подключили SIP-телефонию. Клиент использовал в качестве телефонии Мегафон, сели с клиентом, посчитали: с функциями прослушивания звонков и переадресацией вышло в 3 раза дороже, чем в Новофоне! Номера клиента менять на отрез отказался, пришлось мудрить с переадресацией. Справились.
8. Настроили корпоративную почту для обработки заявок и рассылки для спецпредложений, информации об акциях.
9. Настроили чаты с режимом видеоконференции – для взаимодействия персонала и руководства.
10. Настроили приложения на смартфонах сотрудников.
Что получили?
1. Внедрение Битрикс 24 без простоя.
2. Увеличили число повторных заказов на 36%.
3. Уменьшили время обработки менеджерами входящих заявок с 8 часов до 3.
4. Снизили счета за телефонию в 3 раза.
Что в планах?
1. Автоматический расчёт заказов и оформление их в производство.
2. Интеграция с 1С Управление нашей фирмой для организации финансового учета в компании. С разработкой дашборда для руководителя с основной финансовой информацией.
