Перед руководителем нашего отдела по подготовке контента, у нас он называется «Редакция», была поставленная задача подготовки цикла статей о нашей услуге Digital-кабинет руководителя – удаленное рабочее место руководителя.
Руководитель отдела решила, что будет хорошей идеей не описывать достоинства продукта, его особенности и преимущества Digital-технологий. А показать реальные «кухонные» нюансы работы с нашим Digital-кабинетом.
С этим вопросом она обратилась ко мне: «Александр Викторович, Вы каждый день работаете в Digital-кабинете, давайте мы просто опишем один Ваш рабочий день». На том и порешили. Ниже – результат нашей совместной работы.
Один день руководителя Digital-агентства
Мой рабочий день, естественно, начинается с включения компьютера, на котором автозагрузкой запускается браузер с моим рабочим кабинетом.
Первое, что я делаю – нажимаю кнопку «Работаю».
В нашей компании 95% сотрудников, в том числе и я, работают удаленно в режиме свободного графика. Нажатие кнопки «Работаю» для таких сотрудников означает только то, что сотрудник доступен для общения по телефону или в чатах. Звонить или писать в чаты сотрудникам в статусе «Не онлайн» регламентами компании запрещено
Для сотрудников с оплатой по времени, мы их называем временщики – у нас это специалисты офисов продаж и служба заботы – нажатие этой кнопки означает начало и конец рабочего дня.
Не нажать кнопку временщики не смогут: их удаленное рабочее место не даст ничего сделать в системе без нажатия этой кнопки. Попросить нажать коллегу тоже не получится: идентификация по лицу сотрудника.
Кстати, для временщиков у нас почасовая оплата, а не поденная. Это означает, что оплачиваются 8 часов присутствия на рабочем месте, обед по расписанию и за счет работника. По этой причине любители кофе и курильщики обычно уходят из офиса несколько позже.
Первый экран в моем рабочем кабинете – «Первичная документация».
Нажимаю кнопку «Получить документы» – кабинет соединяется со СБИС и загружает мне все вчерашние документы из системы, а также документы от подчиненных, требующие моей подписи.
В основном это счета. Те, что мне понятны, подписываю сразу в кабинете нажатием кнопки «Подписать» – счета уходят сразу в банк уже как подписанные платежки.
Для тех документов, что мне непонятны, нажимаю кнопку «Доделать». Такие документы возвращаются к тому, кто их создал. Для них это означает, что они должны сопроводить документ подробными комментариями: почему я за это должен платить?
Дальше идут «Староверы». Не перевелись еще на земле русской люди, которые вопреки здравому смыслу считают, что документы должны быть в печатном виде. Мы уважаем своих клиентов и партнеров, поэтому жму кнопку «Печать», подписываю бумаги, и отправляю смс курьеру, чтобы приехал и забрал бумаги.
Следующий экран у меня «Задачи и проекты».
Смотрю задачи в статусе «Требуют Вашего внимания»: это значит, что кому-то из подчиненных нужна моя консультация. Либо пишу своем мнение прямо в задаче, либо просто пишу «Позвони».
Затем смотрю вкладку «Сроки задач». Если есть статус «Просрочены», смотрю в комментариях, почему это произошло. В зависимости от ситуации либо меняю срок выполнения, либо пишу «Позвони».
Составление личного плана на день.
Я его делаю по принципу «2 часа работы/1 час статус «Свободен». В этом статусе я занимаюсь самообразованием или общаюсь в сети. Мой график публично доступен, поэтому мои подчиненные необходимые контакты со мной пытаются всунуть в мой статус «Свободен» по принципу «Кто первый влез, того и тапки». Таким образом мой рабочий график самокоординируется с графиками моих подчиненных.
Первое окно «Свободен» помечаю как «Планерка».
Планерка для моих подчиненных – вещь не обязательная, но иногда кому-то надо поговорить, глядя «глаза-в-глаза». В это время я просто запускаю у себя в кабинете Zoom, кому надо – присоединятся.
Затем смотрю вкладку «Почта».
У меня в почту попадают письма только от подчиненных, так что обычно это занимает немного времени.
Дальше работа по составленному плану. Рутина.
Анализ отчетов, которые кабинет формирует автоматически в режиме реального времени, так что никого ни о чем просить не надо
Разработка и в основном описание управленческих решений. Тут же на вкладке «Задача» – превращение этих решений в конкретные задачи для подчинённых.
Эта мясорубка будет длиться целый день.
В конце рабочего дня формирую доклад о выполнении задач текущего дня, ходе выполнения планов для собственников.
