Как типография навела порядок в заказах с Битрикс24
штат менеджеров сокращён в 2 раза
40+ полей под полиграфию, склад, аналитика, электронный бланк с калькулятором
работа без остановки производства, 160+ сотрудников
О клиенте«Чатики в Телеграме достали» — клиент пришёл к нам по рекомендации самого Битрикс24:
заказ стал обрабатываться за 3 часаштат менеджеров сокращён в 2 раза
40+ полей под полиграфию, склад, аналитика, электронный бланк с калькулятором
работа без остановки производства, 160+ сотрудников
Подробнее — в кейсе.
Крупная по меркам отрасли типография — более 160 сотрудников. Клиент пришёл к нам не напрямую: его порекомендовал нам сам Битрикс24 как золотому партнёру и интегратору. Основное требование — опыт внедрений и статус золотого партнёра.
Предыстория / проблема
Полиграфия — непростое производство в плане бизнес-процессов. Даже один вид изделия (визитки, буклеты, этикетки) — это сотни вариантов бумаги, способов печати, резки и дополнительных услуг. Информация о заказе сложно движется между сотрудниками: от заказчика к менеджеру, к дизайнеру, обратно, к печатнику, к постпечатнику — и так по кругу, десятки раз.
На каждом этапе что-то терялось и забывалось — отсюда ошибки, косяки, брак. Организация работы в Телеграме (все заказы в одних чатах) не выдержала, облако тоже не помогло из-за медленного интернета. «Чатики в Телеграме достали!» — такова была стартовая точка проекта.
Что сделали
Проект пошли поэтапно, по отделам и направлениям, чтобы не мешать текущему производству:
1. Провели интервьюирование ключевых специалистов и руководителей, описали все текущие бизнес-процессы и составили техническое задание на их цифровую оптимизацию.
2. Внедрили CRM с отдельными канбанами на корпоративных клиентов и физлиц. Карточки сделок переделали под нужды полиграфии — более 40 полей (тираж, штанц-форма, цена за прогон и т.д.).
3. Внедрили складской учёт. Из-за гигантской номенклатуры облачная версия не справилась — переехали на коробку и интегрировали склад с 1С.
4. Автоматизировали запуск заявки в производство.
5. Стандартизировали общение с клиентами: скрипты и регламенты, встроенные в карточки звонков и мессенджеров.
6. Внедрили аналитику — сквозную для маркетинга и для руководителя отдела продаж (через интеграцию с Power BI).
7. Внедрили управление проектами, а творческую часть команды обучили работать по СКРАМ.
8. Настроили контроль часовых поясов для менеджеров — клиенты из Хабаровска особенно благодарили.
9. Интегрировали 1С:Предприятие 8. Полиграфия с Битрикс24.
10. Автоматизировали расчёт и отправку КП, расчёт зарплаты менеджеров (процент от заказа), настройку роботов-напоминаний, взаимодействие с подрядчиками и рабочую онлайн-ленту для штатников и фрилансеров.
11. Создали единое информационное пространство для внутренних и внешних сотрудников (дизайнеры на удалёнке, корректоры, курьеры).
12. Внедрили электронный бланк заказа с калькулятором расчёта суммы.
Что получили
Время обработки заказа - до 3 часов
Штат менеджеров - сокращён в 2 раза
Прозрачность менеджмент видит всё с точностью до минуты|
Плюс — внедрение заняло более 6 месяцев без помех производству (бюджет около 1 млн ₽; 26 наших специалистов и субподрядчики).
Главный итог
Хаос в «чатиках» сменился управляемой цифровой системой: каждый заказ проходит понятный путь, ничего не теряется, руководство видит картину в реальном времени. Настолько успешный результат убедил собственников заняться цифровизацией всего бизнеса — от найма до курьера.
Хватит действовать наугад. Начните трансформацию с четкого плана.
