Автодилерский холдинг: Excel-цикл из 50 центров — в автоматику, экономия 6 млн ₽ в год
Каждый месяц коммерческий директор вручную собирал план продаж: 1С → Excel → 50 дилерских центров → правки → почта и созвоны. И заново.
Что сделали:
- план‑факт формируется автоматически после каждой сделки;
- план рассылается дилерам сам в конце месяца;
- data‑driven отчёт: реклама привязана к реальным продажам;
- модуль прогноза по 8 параметрам рекламной деятельности;
- и «бонус»: CRM в редакции Энтерпрайз — 1,3 млн ₽ вместо 7,5 млн ₽ в год.
Как «поженили» коммерческого директора с маркетингом — в кейсе.
О клиенте
К нам обратился автодилерский холдинг с задачей автоматизировать отчётность коммерческого директора. Это холдинг с более чем 50 дилерскими центрами в разных регионах. В задачи коммерческого директора головного офиса входит формирование и контроль плана продаж.
Как было
План продаж директор формировал в 1С: Управление торговлей, затем экспортировал его в Excel и распределял по дилерским центрам. Ответственные на местах вносили правки исходя из реальных продаж и возвращали файл в головной офис. Вся работа по согласованию велась через почту, мессенджеры и созвоны — как кому из ответственных удобнее. И весь этот цикл нужно было повторять каждый месяц.
Что сделали
1. Провели исследования. Нужно было понять, что и как сейчас работает, и — главное — как всё это не сломать.
2. Столкнулись с «непростыми отношениями». В процессе исследований выяснилось, что у коммерческого директора и руководителя маркетингового департамента очень непростые отношения. «Плохие лиды!» — «Нет, плохие менеджеры!» Знакомо? Проблему пришлось решать уже на уровне совета директоров холдинга.
3. Получили новую задачу от совета директоров. Предложение совета «уволить обоих» не поддержали. Вместо этого поручили «помирить», а лучше — «поженить» этих специалистов. Правда, жена коммерческого директора оказалась против. Так у нас появился второй заказчик — руководитель маркетингового департамента.
4. Исследовали и маркетинговые процессы. Провели исследования маркетинговых бизнес-процессов — снова чтобы понять, что и как работает и ничего не сломать.
5. Презентовали решение совету директоров. Представили IT-систему, которая даёт отчёт, отражающий продажи и эффективность рекламы в реальном времени. Получили добро и деньги на реализацию.
6. Дальше — по накатанной, отработанной на десятках бизнесов схеме:
- Пишем и долго согласовываем техническое задание.
- В каждом дилерском центре у клиента стоит CRM Битрикс 24. Мы переводим её на редакцию Энтерпрайз. Теперь клиент платит за свои CRM не 7 500 000 ₽, а 1 300 000 ₽ в год. Думаем, ему это приятно.
- Интегрируем 1С: Управление торговлей с Битрикс 24. 1С — хороший продукт, но обработка большого количества данных в реальном времени из разных источников — точно не его конёк. А вот Битрикс 24 умеет это делать легко.
Как стало выглядеть (новый бизнес-процесс)
- План — факт. Графа отчёта «план продаж — факт» формируется автоматически по каждому дилеру сразу после того, как менеджер закрыл сделку. Руководитель коммерческого отдела видит фактические продажи в 1С.
- Автоматическое формирование плана. План продаж формируется автоматически в конце каждого месяца с учётом утверждённых компанией алгоритмов и опорой на фактические продажи текущего месяца, и автоматически рассылается всем дилерам.
- Отчёт для маркетинга. На основе data-driven подхода создан отчёт для департамента маркетинга, который не только отражает эффективность каждого рекламного канала, но и привязывает каналы к фактическим продажам.
- Модуль прогноза продаж. Дополнительно разработан модуль прогноза продаж при корректировке 8 параметров рекламной деятельности — от количества показов и бюджета до изменения CTR и ARPPU.
Итог
Ручной ежемесячный цикл с Excel, почтой и созвонами ушёл в прошлое. Продажи и эффективность рекламы теперь видны в реальном времени, а экономия на лицензиях CRM — более 6 млн ₽ в год.
Хватит действовать наугад. Начните трансформацию с четкого плана.
