Авиагрузоперевозки: ручной Excel-реестр → единая система в Битрикс24.
Каждая отправка — отдельная карточка со всем жизненным циклом: от заявки до акта.
Акт формируется в один клик — без ручной сборки по странам.
Роботы на стадиях, автоматические отчёты вместо ручной сверки.
Подробнее — в кейсе.
О клиентеКаждая отправка — отдельная карточка со всем жизненным циклом: от заявки до акта.
Акт формируется в один клик — без ручной сборки по странам.
Роботы на стадиях, автоматические отчёты вместо ручной сверки.
Подробнее — в кейсе.
Компания занимается отправкой грузов через авиаперевозчиков. До внедрения вся работа строилась вокруг ручного реестра в Excel.
Задача и проблемы
Ручной реестр требовал многократного повторного ввода одних и тех же данных (реестр → стоимость → акт), акты собирались «руками» по каждой стране, сверка веса и количества выполнялась вручную. Накопление ошибок, долгие поиски информации, отсутствие прозрачной истории по каждой отправке.
Что сделали
Полностью перевели реестр в единую систему Битрикс24, где каждая отправка живёт как отдельная запись со своим жизненным циклом, справочники связаны и не требуют повторного ввода, а акты формируются автоматически.
1. Создали смарт-процесс «Отправка/Груз». Каждая отправка — отдельная карточка с полями:
- Идентификация и маршрут: номер реестра, авианакладная, страна, аэропорты отправления и прибытия.
- Стороны и адреса: отправитель, получатель, адрес доставки, брокер.
- Груз: товар/описание, количество коробок, размеры, объём с авторасчётом, вес брутто, особые отметки.
- Перевозка: рейс, даты вылета и прилёта, статус/стадия.
- Финансы: стоимость, валюта, признак счёта/акта.
2. Настроили стадии жизненного цикла: Новая отправка → Оплачено → В пути → Доставлено → Закрыто (акт сформирован и отправлен).
При выборе страны и получателя в записи остальные данные (адрес, брокер, реквизиты, стоимость) подставляются автоматически — без повторного ввода.
3. Автогенерация актов. Через конструктор документов Битрикс24 создали шаблон акта об оказании услуг. Данные подставляются из карточки отправки и справочников: накладные, получатель и адрес, товар, вес/объём, стоимость. В карточке отправки — кнопка «Сформировать акт»: готовый документ сохраняется в карточку и на диск. Один клик вместо ручной сборки акта по стране.
4. Настроили роботов на стадиях:
- На стадию «В пути» → уведомление + напоминание о сверке, автосохранение даты вылета.
- На стадию «Доставлено» → автосоздание акта, подсчёт стоимости по формулам, напоминание бухгалтеру.
- На стадию «Закрыто» → фиксация, подготовка свода к отправке клиенту.
5. Заменили ручную сверку отчётами и дашбордами: стоимость по странам, объём и вес за период, число отправок по статусам, отклонения от плановых значений.
6. Подключили ЭДО: акты больше не обмениваются сканами.
Результаты
- Один ввод данных вместо повторения в 3–4 местах (реестр → стоимость → акт).
- Акт — по нажатию кнопки, без ручной сборки по странам.
- Автоматическая сверка и отчёты вместо ручного сравнения.
- Единый справочник получателей, брокеров и реквизитов.
- Прозрачная история по каждой отправке.
Главный итог
Вместо ручного Excel-реестра клиент получил единую систему в Битрикс24, где отправка проходит весь жизненный цикл в одной карточке, справочники подставляются автоматически, а акты формируются в один клик. Ручная сверка и повторный ввод данных ушли в прошлое.
Хватит действовать наугад. Начните трансформацию с четкого плана.
