Пришло время поставить управление на поток. Точнее, на Потоки.
Потоки — это новый инструмент работы с задачами в Битрикс24. Каждому отделу можно создать собственный поток, в него будут стекаться задачи от всех сотрудников. Например, юристов часто просят проверить договор и проконсультировать по законодательству. Сотрудникам не нужно искать свободного юриста — достаточно поставить задачу в поток юридического отдела. Задачи в потоке распределяются между ответственными без хаоса и путаницы.
Задачи в Потоке ставятся не на конкретного исполнителя, а на отдел. Способ распределения задач выбирает тот, кто создал Поток: по очереди автоматически или вручную.
Примеры потоков
Дизайн
У дизайнеров есть бесконечный поток задач, связанных с созданием графики для маркетинга, сайта и социальных сетей.
Вам нужен баннер? Карточка в соцсети? Смело ставьте задачу отделу. Первый освободившийся дизайнер сразу возьмёт Вашу задачу в работу, а Вы увидите срок завершения Вашей задачи.
Юридический отдел
Помимо оформления документа, сотрудникам компании часто в работе нужна консультация юриста. С потоками сотрудник просто создаст задачу, и первый освободившийся юрист окажет ему помощь.
Бухгалтерия
Сотрудники регулярно заказывают различные справки, возникают вопросы по зарплате, вопросы, связанные с финансовыми операциями.
С потоками сотруднику не надо знать, к кому именно обратиться. Просто поставить задачу, и все.
Отдел снабжения
Потребовалось оборудование для работы? Просто опишите, что Вам нужно.
При создании потоков указывается плановый срок на выполнение задач. При создании новых задач в потоке срок выполнения будет автоматически вычислен на основании указанного значения.
Правильно заданный вопрос — уже половина ответа! В потоках для задач можно создать шаблоны.
Уведомления о размере очереди задач в потоке и о регулярных просрочках помогут руководителю вовремя реагировать и навести порядок в делах.
BI-аналитика в потоках позволит детально проанализировать загрузку отдела, оценить объем работы по разным направлениям или рабочим группам: действительно ли так много задач или кто-то из сотрудников не успевает за коллегами.
Больше не нужно уточнять у коллег или руководителя направления, к кому обратиться для решения задачи, какие данные нужно предоставить. Достаточно открыть список потоков, выбрать нужный и поставить задачу!
По каждому потоку сразу доступна важная информация: плановые сроки решения, сколько задач уже в работе, есть ли задачи в очереди. Это правильно формирует ожидание и позволяет лучше планировать всю работу, процессы становятся более системными.
Шаблон поможет не забыть указать важную для решения информацию. Сроки и ответственного Битрикс24 заполнит сам, не нужно задумываться об этом.
Удобно всем!
Ответственным и руководителям не нужно отвлекаться, чтобы каждый раз объяснять одно и то же. Ответ один — поставь задачу в поток!
Задача поставлена правильно!
Сразу с полным описанием и ожидаемым сроком решения, так, как это нужно исполнителю и ответственному за поток. Будет меньше лишних коммуникаций из-за неясной постановки задачи.
Если Ваша команда уже работает с задачами в Битрикс24, то не потребуется менять привычные сценарии. Это та же самая задача, но с меткой, в какой поток она поставлена.
Для удобства команды задачи можно вести не только в виде списка, но и на канбан-доске. Для работы над договорами могут быть стадии: новые, выполняются, сделаны.
Конечно, фильтр поможет посмотреть задачи только нужного потока.
Задачи в Битрикс24 — это не только информация, срок и ответственный. Можно пригласить коллег для помощи в решении, обсудить промежуточные результаты с постановщиком, закрепить результат, чтобы не пришлось искать в обсуждении.
А еще работу с задачами можно автоматизировать!
Используйте роботов и триггеры, которые автоматически двигают и меняют статусы задачи:
- Нажали «Начать работу» — задача перешла в колонку «Выполняется».
- Переместили в колонку «Завершена» — задача закрылась.
Можно настроить разных роботов, например, чтобы отправлять задачу на проверку.
Ответственному — быстро оценить положение дел
С помощью Потоков легко оценить загрузку отдела или рабочих групп: сколько задач в работе, сколько уже ожидает, насколько мы успеваем по плановому сроку.
Порядок без лишних усилий!
Как видите, без сложного внедрения – настройки Потоков просты и интуитивно понятны – мы перешли от хаоса к наглядной картинке, доступной исполнителям, коллегам и руководителям.
Теперь, опираясь на конкретные цифры, руководитель может сделать обоснованные выводы по нагрузке на отдел: действительно ли задач чересчур много или просто кто-то не справляется с объемом работы?
И принять решение о дальнейших действиях: увеличить обещанный срок выполнения, нанять еще одного специалиста или обучить отстающих сотрудников.
Руководству компании — увидеть общую эффективность
Потоки в Битрикс24 дадут возможность руководству компании одним взглядом оценить эффективность работы отделов, направлений и компании в целом.
«Бизнес работает с той же скоростью, что и его наименее быстрое звено» — это идея из знаменитой книги Элияху Голдратта «Цель. Процесс непрерывного совершенствования».
Обычно руководители компании и собственники не понимают, что именно происходит внутри обслуживающих отделов, и действуют от проблем, когда они уже явные и мешают компании двигаться к цели.
Узкое бутылочное горлышко
Потоки наведут порядок в делах и буквально визуализируют ситуацию внутри сервисных отделов.
И сотрудники, и руководители на всех уровнях увидят, есть ли то самое «узкое бутылочное горлышко», которое может тормозить всю компанию, и смогут наладить работу заранее, не дожидаясь, когда «все сломается».
Подведем небольшой итог
Поставить задачу просто, у исполнителя полные данные, а у постановщика — четкие ожидания по срокам. У ответственного за поток все данные для оценки ситуации, у руководства компании — полная картина.
На основании отчета и цифр команда может определить «узкие горлышки» для общих процессов компании и принимать эффективные управленческие решения для их устранения.
Пора создать потоки!
Чем мы можем Вам помочь?
Если у Вас нет Битрикс 24
— Поможем подобрать тариф, подходящий именно для Вашего бизнеса
— Сделаем базовое внедрение
— Бесплатно обучим Ваших сотрудников
— Обеспечим бесплатной технической поддержкой
Если у Вас есть Битрикс 24
— Бесплатно обучим Ваших сотрудников работе с ИИ
— Бесплатно обучим Ваших постановщиков задач работе с Потоками и Скрам
— Автоматизируем работу любого сотрудника (даже уборщицы)
Оставьте заявку прямо сейчас нашему специалисту в Телеграм или WhatsApp. Наши специалисты работают с 09:00 до 18:00 по Московскому времени. Если для Вас это время не удобно, укажите в сообщении в мессенджере, когда мы должны Вам перезвонить.
Всем удачи и вдохновения!
