Клиент – промышленная компания, 400 + сотрудников.
Заказчик – руководитель HR-отдела компании, перед которым руководитель поставил задачу внедрить в компанию материальную мотивацию сотрудников.
В процессе аудита бизнес-процессов HR-отдела выяснилось, что отдел довольно сильно перегружен, так как компания активно развивается. HR-процессы в компании в целом хорошо организованы, но не оцифрованы, и мы предложили заказчику оцифровать их и автоматизировать.
С первой задачей удалось справиться довольно легко. Систему мотивации внедрили на базе готового приложения из Битрикс 24 – «Мотивация».
С помощью этого приложения можно устанавливать мотивацию для сотрудников в задачах и формировать отчет по размеру премии за их выполнение.
Доступны следующие функции:
1. Настройка расчета мотивации за выполнение задач в зависимости от крайнего срока, времени выполнения задачи или ее оценки (положительной или отрицательной оценки результата задачи проверяющим).
2. Установка размера вознаграждения как фиксированной суммы или % от стоимости задачи.
3.Настройка мотивации для разных групп сотрудников. Например, вы можете сделать отдельные профили мотивации для программистов, верстальщиков и руководителей отделов.
4. Назначение уникальной мотивации внутри любой задачи независимо от профилей.
5. Формирование отчета для выбранных сотрудников за указанный период, в котором можно увидеть: список задач, дату закрытия, время выполнения, размер рассчитанной мотивации.
Для решения второй задачи разработали и автоматизировали в Битрикс 24 отдельный HR-канбан
Логика работы канбана
Вакансии. На этот этап поступают запросы от руководителей подразделений на персонал. Автоматически запускается бизнес-процесс на подготовку всех необходимых документов и их согласование со всем заинтересованными специалистами. Готовая утрвежденная вакансия автоматически публикуется на сайте hh.ru, а карточка вакансии перемещается на этап «Вакансия размещена».
Вакансия размещена. На этом этапе карточка находится до тех пор, пока она активна на сайте hh.ru. После деактивации карточка автоматически закрывается.
Резюме. На этот этап поступают резюме по вакансиям. Автоматические сообщения кандидату, постановка задач эйчарам в зависимости от их загрузки (БП считает, сколько у кого из эйчаров резюме в работе). После распределения карточка перемещается на этап «Проверка».
Проверка. На этом этапе идет анализ резюме ИИ Битрикс 24 CoPilot, он делает краткую выжимку по резюме, анализирует соискателей по стажу, возрасту, все несоответствия подчёркивает эйчару.
Установка контакта. На этот этап карточки эйчары перемещают вручную после анализа резюме. БП запускает автосообщение кандидату с предложением выбрать слот, после выбора кандидатом времени собеседования карточка автоматически перемещается на этап «Интервью запланировано». Если кандидат не забронировал время, через 16 часов карточка автоматически перемещается на этап «Повторный пинг», делается второе предложение забронировать слот кандидату. Если брони нет, через 16 часов резюме кандидата отправляется в архив кадрового резерва.
Интервью запланировано. Интервью через видеоконференцию Битрикс 24, ведется запись, транскрибация и закрепление текста в карточку кандидата автоматическое. По результатам интервью эйчар делает выбор, нужна ли проверка кандидата службой безопасности компании, в этом случае карточка кандидата перемещается на этап «Проверка после интервью», если она не нужна – карточка кандидата перемещается на этап «Представлен заказчику».
Проверка после интервью. Запускается БП для службы безопасности по чек-листу компании. Если все хорошо, чек-лист проверки сохраняется в карточке, карточка перемещается на этап «Представлен заказчику». Если кандидат не прошел проверку, карточка отправляется в архив кадрового резерва.
Представлен заказчику. Заказчиком на данном этапе является руководитель подразделения, подавший заявку на персонал. БП запускает автосообщение кандидату с предложением выбрать слот для собеседования с будущим руководителем.
Интервью с руководителем через видеоконференцию Битрикс 24, ведется запись, транскрибация и закрепление текста в карточку кандидата автоматическое. По результатам интервью руководитель делает выбор. Если кандидат ему подходит, в этом случае карточка кандидата перемещается на этап «Приглашение в Битрикс», если нет – карточка кандидата отправляется в архив кадрового резерва.
Приглашение в Битрикс. На этом этапе кандидату отправляется ссылка-приглашение в корпоративный портал Битрикс 24 компании. После входа кандидату предлагается посмотреть видеопрезентации о компании, о подразделении, в котором он будет работать, и о его будущем руководителе.
По окончании презентации дается ссылка на прохождение теста и опросов. Тесты и опросы реализованы через сторонний сервис по методу 360. После выполнения теста и всех опросов карточка кандидата перемещается на этап «Проверка тестового».
Проверка тестового. Проверка проводится руководителем подразделения, подавшим заявку на персонал. По результатам проверки руководитель делает выбор, нужен ли разбор тестового с кандидатом, в этом случае карточка кандидата перемещается на этап «Интервью разбор тестового». Если она не нужна, карточка кандидата перемещается на этап «Выставлен оферт».
Интервью разбор тестового. БП запускает автосообщение кандидату с предложением выбрать слот для разбора тестового задания с будущим руководителем.
Интервью с руководителем через видеоконференцию Битрикс 24, ведется запись, транскрибация и закрепление текста в карточку кандидата автоматическое. По результатам интервью руководитель делает выбор: если кандидат ему подходит, карточка кандидата перемещается на этап «Выставлен оферт», если нет – карточка кандидата отправляется в архив кадрового резерва.
Выставлен оферт. Кандидату отправляется официальный оферт компании. Время действия предложения – 3 суток. По окончании срока, если ответа нет или ответ кандидата отрицательный, карточка кандидата карточка отправляется в архив кадрового резерва. Если ответ кандидата положительный, карточка перемещается на этап «Стажировка».
Стажировка. На этом этапе стажеру направляется вся необходимая документация для прохождения стажировки, за ним закрепляется куратор, стажер прикрепляется к подразделению. По окончании стажировки вместе с характеристикой от куратора карточка стажера перемещается на этап «Контракт».
Контракт. Запускается БП по кадровому документообороту. После подписания всех необходимых документов карточка перемещается на этап «Онбординг».
Онбординг. Запускается БП по адаптации специалиста. Каточка специалиста на данном этапе находится 1 календарный месяц со дня первого выхода специалиста на работу. По истечении этого срока перемещается на этап «Обратная связь».
Обратная связь. БП запускает автосообщение специалисту с предложением выбрать слот для общения с эйчаром.
Интервью с эйчаром через видеоконференцию Битрикс 24, ведется запись, транскрибация и закрепление текста в карточку специалиста автоматическое. По результатам интервью эйчар делает предложение специалисту за вознаграждение оставить отзыв о работодателе в интернете. Карточка перемещается на этап «Отзыв».
Отзыв. Карточка на этом этапе находится 7 календарных дней, по истечении которых эйчар проверяет отзыв специалиста. Если он есть, начисляет ему вознаграждение, закрывает карточку специалиста на канбане.
